Діловодство без паперу: чи можна не роздруковувати електронні документи?

ЗАПИТАННЯ: чи можна відмовитися від паперових примірників документів, якщо в організації запроваджено електронний документообіг із застосуванням електронного цифрового підпису?

ВІДПОВІДЬ: Сектор звернень громадян та доступу до публічної інформації інформує, що документи постійного та тривалого строків зберігання необхідно роздруковувати. Інші, за певних умов, можна зберігати тільки в електронній формі.

Створення паперових примірників електронних документів передбачають:

  • Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (п. 4 гл. 1 розд. І; п. 1 гл. 6 розд. IV);
  • Порядок роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису, затверджений наказом Мін’юсту від 01.11.2012 № 1600/5 (п. 4.1).

Однак, ця норма стосується лише документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання. Зазвичай частка таких документів у документообігу організації незначна і становить 5–20% (залежно від правового статусу).

Інші документи дозволяється створювати тільки в електронній формі (без паперових примірників), але якщо:

  • наявна технічна база уможливила повномасштабне впровадження електронного документообігу;
  • є можливість обмінюватися електронними документами з іншими юридичними особами;
  • відсутні законодавчі заборони.

Документи постійного зберігання створюють на підприємствах, в установах, організаціях, які належать до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ) та перебувають на обліку в державних архівах, архівних відділах міських рад. Документи, пов’язані із забезпеченням соціального захисту громадян, у т. ч. з кадрових питань, зберігають, як правило, понад 10 років (25, 45, 50, 75 років). Строки зберігання документів встановлюють:

  • Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5;
  • Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування НАФ, затверджений наказом Міністерства юстиції від 14.03.2013 № 430/5.

Вимога роздруковувати електронні документи постійного/тривалого зберігання зумовлена недосконалістю інформаційних технологій. Електронні носії інформації мають обмежений строк експлуатації. Формати даних постійно оновлюються. Доступ до інформації в попередніх форматах з часом стає неможливим. Проте документи постійного/тривалого зберігання — це інформаційні джерела, непідвладні часу. Документи постійного строку зберігання становлять культурну цінність і належать до НАФ, а документи тривалого строку зберігання будь-коли можуть бути затребувані для підтвердження законних прав та інтересів громадян.

Питання збереженості електронних документів допоки не вирішені й на світовому рівні та слугують постійним предметом досліджень науковців і практиків у сферах архівної справи та інформаційних технологій.

А нині маємо створювати та зберігати в архівах паперові примірники електронних документів постійного та тривалого строків зберігання. Це — єдиний шлях не втратити цінні для суспільства документи НАФ, пов’язані з соціальним захистом громадян. Доти, доки не буде винайдено надійних засобів постійного зберігання електронної інформації з можливістю доступу до неї.

Джерело інформації: https://esecretar.mcfr.ua/article.aspx?aid=537332