Змінено Правила організації діловодства

Мін’юст затвердив зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.

Зміни внесені наказом Мін’юсту від 04.07.2018 р. №2277/5, який чинний з 27.07.2018 року.

Відповідно до змін вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи має бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом.

Тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному КПКУ. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов’язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до п. 8, 9 глави 10 розділу II цих Правил, та опис вилучених документів. Вилучені документи надаються безпосередньо особі, визначеній в ухвалі слідчого судді, суду.

Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.

Додавання до назви посади керівника установи або самостійного структурного підрозділу слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється на підставі розпорядчого документа.

В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення). До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Експертиза цінності документів проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із нормативно встановленими строками їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ, інших НПА з питань експертизи цінності.

Додатки 22 «Опис справ з кадрових питань (особового складу) за рік», 43 «Архівна довідка», 51 «Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої» викладено у новій редакції.

Джерело інформації: Дебет-Кредит