Основні вимоги законодавства з даного питання роз’яснює Олександра Станішевська, завідувач сектору документального забезпечення та контролю Управління.
Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства Юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 зі змінами первинне опрацювання документів, які надійшли до Управління Держпраці у Волинській області (далі — Управління), їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу керівництву на розгляд, передачу виконавцям здійснює сектор документального забезпечення та контролю. Доставка документів до Управління здійснюється з використанням засобів поштового зв`язку, електрозв`язку, через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), а також кур`єрською та фельд`єгерською службами.
Усі документи, що надходять, приймаються централізовано та розглядаються так само, як і документи, отримані на паперових носіях.
Первинне опрацювання документів передбачає перевірку правильності доставки кореспонденції та її цілісності. Документи, надіслані не за адресою, повертаються відправникові без їх розгляду. Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто». У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший — зберігається у службі діловодства.
Факт надходження документа обов`язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження до Управління, яка проставляється за допомогою штампа. Елементами зазначеного реквізиту є найменування Управління, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби — години і хвилини) надходження документа.
Документи реєструються лише один раз — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час).
Одночасно повідомляємо, що відповідно до листа Державної служби України з питань праці (Держпраці) від 08.05.2020 № 3155/2.2/3.1-20 запити суб`єкта господарювання про надання письмової консультації щодо вимог до провадження відповідної господарської діяльності та/або щодо здійснення державного нагляду (контролю), пересилаються за належністю для розгляду до Держпраці.
Зважаючи на вищевикладене, просимо при надсиланні документів в Управління обов`язково вказувати виконавця та номер його телефону, по якому можна з`ясувати необхідні деталі, а також точну адресу, куди направляти відповідь.